XI Priorytet - Kultura i dziedzictwo kulturowe - strona główna

 Mając na uwadze konieczność wypełnienia obowiązków wynikających z art. 90 rozporządzenia ogólnego (1083/2006), art. 15, 19 i 37 rozporządzenia wykonawczego (1828/2006) oraz art. 15 rozporządzenia 659/1999 odnoszących się do okresu przechowywania dokumentacji, Instytucja Zarządzająca PO liŚ zwraca się z prośbą o zwrócenie szczególnej uwagi na treść ww. regulacji.

Zgodnie z art. 90 rozporządzenia ogólnego (1083/2006) należy zapewnić, że wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu Komisji i Trybunału Obrachunkowego przez okres 3 lat od zamknięcia programu operacyjnego. Przy czym bieg terminów zawiesza się w przypadku toczącego się postępowania prawnego albo na należycie umotywowany wniosek Komisji.

W stosunku do projektów, w przypadku których udzielone dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, okres przechowywania dokumentacji ma związek z terminem przedawnienia windykacji. Termin przedawnienia rozpoczyna bieg w dniu, w którym bezprawnie przyznano pomoc beneficjentowi albo w charakterze pomocy indywidualnej, albo w ramach programu pomocowego. Zgodnie z art. 15 rozporządzenia Rady (WE) nr 659/1999: „1. Kompetencje Komisji w zakresie windykacji pomocy podlegają dziesięcioletniemu okresowi przedawnienia. 2. Okres przedawnienia rozpoczyna bieg w dniu, w którym bezprawnie przyznano pomoc beneficjentowi albo w charakterze pomocy indywidualnej, albo w ramach programu pomocowego. Jakiekolwiek działanie, podejmowane przez Komisję lub przez Państwo Członkowskie, działające na wniosek Komisji w odniesieniu do pomocy przyznanej bezprawnie powoduje przerwanie okresu przedawnienia. Każde przerwanie powoduje, że okres przedawnienia zaczyna biec od początku. Okres przedawnienia zostaje zawieszony, dopóki decyzja Komisji jest przedmiotem postępowania toczącego się przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich. 3. Jakąkolwiek pomoc, w odniesieniu do której upłynął okres przedawnienia, uznaje się za pomoc istniejącą."

W art. 19 Rozporządzenia wykonawczego (1828/2006) uszczegółowiono wymóg przechowywania dokumentacji nakładając następujące obowiązki:

• ■ zapewnienia dostępu do dokumentacji zawierającej dane identyfikacyjne i adresowe podmiotów przechowujących dokumenty na dowód poniesienia wydatków i przeprowadzania audytów będące niezbędną podstawą dla ustanowienia właściwej ścieżki audytu,
• ■ zapewnienia, żeby dokumenty były dostępne do celów kontroli,
• ■ przechowywania informacji niezbędnych do celów oceny (ewaluacji) i sprawozdawczości, w tym zapisów księgowych odnoszących się do operacji oraz danych odnoszących się do procesu realizacji niezbędnych do celów zarządzania finansowego, monitorowania, weryfikacji i oceny (ewaluacji),

Właściwa ścieżka audytu zgodnie z zapisami art. 15 rozporządzenia wykonawczego (1828/2006)

• ■ umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot poświadczonych Komisji ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami dowodowymi, będącymi w posiadaniu instytucji certyfikującej, instytucji zarządzającej, i instytucji pośredniczących i beneficjentów, dotyczącymi operacji współfinansowanych w ramach programu operacyjnego,
• ■ umożliwia weryfikację dokonania płatności wkładu publicznego na rzecz beneficjenta,
• ■ umożliwia weryfikację stosowania kryteriów wyboru ustanowionych przez komitet monitorujący program operacyjny,
• ■ obejmuje, w odniesieniu do każdej operacji, stosownie do potrzeb, specyfikacje techniczne, pfan finansowy, dokumenty dotyczące przyznania pomocy, dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów.

Jednocześnie przepisy prawa krajowego regulujące postępowanie beneficjentów pomocy z EFRR lub FS w zakresie prawa zamówień publicznych, czy prowadzenia ksiąg rachunkowych inaczej definiują okresy przechowywania dokumentacji. Zgodnie art. 71. ust. 3 z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości {Dz.U. z 2009 nr 152 poz. 1223, z pożn. zm.) okres przechowywania dokumentacji księgowej oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą. W zależności od rodzaju dokumentacji księgowej ww. ustawa przewiduje okresy na przechowywanie dokumentacji 1 rok, 5 lat lub trwałe przechowywanie sprawozdań finansowych. Zgodnie z art. 97 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2010 nr 113 poz. 759, z pożn. zm.) Zamawiający przechowuje protokół postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w sposób gwarantujący jego nienaruszalność.

Istnieje zatem ryzyko, że postępując zgodnie z przepisami krajowymi beneficjent może dokonać brakowania dokumentacji, którą w świetle zapisów rozporządzenia 1083/2006, 1828/2006 oraz 659/1999 powinien był przechowywać.

W raportach Komisji odnoszących się do ochrony interesów finansowych EU za rok 2009 i 2010, brak dochowania wymogu przechowywania dokumentacji był w pierwszej trójce zarówno pod względem częstotliwości występowania nieprawidłowości, jak i kwoty zwrotu.¹

Mając na uwadze powyższe IZ POliŚ podjęła inicjatywę opracowania wytycznych w zakresie przechowywania dokumentacji PO liś. Niemniej jednak do czasu powstania tego dokumentu zwracam się z prośbą o zwrócenie uwagi beneficjentów odnośnie obowiązków wynikających z przepisów unijnych, tj. liczenia terminu na przechowanie dokumentacji od zamknięcia programu operacyjnego (3 lata) lub dnia przyznania pomocy publicznej (co najmniej 10 lat), co w niektórych przypadkach może być okresem dłuższym niż te przewidziane w ustawie o rachunkowości, czy ustawie Prawo zamówień publicznych.